Wie Sie GPS-Tracker ethisch vertretbar nutzen können, um Ihr Unternehmen effektiv zu führen

Möchten Sie sich für die ethisch vertretbare Nutzung von GPS-Tracking in Unternehmen engagieren, um einen besseren Überblick über Ihre Mitarbeiter zu haben? Das Global Positioning System (GPS) ist ein satellitengestütztes Funknavigationssystem in Besitz der US-Regierung. Ursprünglich wurde es von der US Navy in den 1960er Jahren verwendet, um US-U-Boote mit Atomraketen aufzuspüren. Die Einführung von GPS brachte einen Aufschwung für Tracking Systeme, da dies die Überwachung der Belegschaft leichter denn je gemacht hat. Durch die ständig steigende Nutzung von GPS-Technologie haben Arbeitgeber uneingeschränkten Zugriff auf den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter. Seit Jahren ist GPS-Tracker Software in Benutzung, um den Standort von Außendienstmitarbeitern zu verfolgen. Mit der Einführung des Smartphones und seiner Einbindung in das GPS hat sich die Technik weiterentwickelt man kann die Standorte der Mitarbeiter jetzt auch einfach durch die Verwendung von Smartphone-Apps verfolgen.

Der GPS-Tracker gibt vielen Arbeitgebern die Möglichkeit, die Vorgänge in ihrem Unternehmen zu überwachen und langfristig bessere Leistung und Gewinne erzielen zu können. Die Überwachung von Mitarbeiterstandorten mithilfe von GPS-Technologie kann zur Verbesserung der Sicherheit, der Produktivität und des Kundenservice beitragen. Diese Standortverfolgung birgt jedoch Risiken, welche Arbeitgeber unbedingt verstehen müssen. Denn es ist wichtig die Privatsphäre der Mitarbeiter nicht zu verletzen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben Rechte, welche sie jeweils verstehen müssen.

Die Rechte des Unternehmensinhabers

Es ist wichtig, dass sich Arbeitgeber mit den Gesetzen des Landes, in dem sie tätig sind, in Bezug auf Mitarbeiter-Überwachungsgesetze vertraut machen. Dies ist die wichtigste Voraussetzung dafür, ein Unternehmen ohne unnötige Rechtsstreitigkeiten zu führen. In einigen Ländern muss man die Mitarbeiter beispielsweise darüber informieren, dass ein firmeneigenes Fahrzeug mit einer GPS-Tacker Software ausgestattet ist. Damit soll sichergestellt werden, dass Unternehmer GPS-Tracker ethisch vertretbar nutzen. Wer also die Vorteile von GPS-Tracking für sein Unternehmen nutzen will, muss die mit der Verwendung verbundenen rechtlichen Aspekte verstehen. Eine ganze Reihe neuer Klagen zum Thema Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Tracking haben den Fokus auf ethische Vertretbarkeit gelegt. Es ist daher dringend erforderlich, dass Arbeitgeber mit den entsprechenden Gesetzen vertraut sind.

Auf folgende Fragen müssen Arbeitgeber stets eine Antwort haben:

• Benötige ich die Zustimmung meiner Mitarbeiter?
• Verfolge ich ein firmeneigenes oder persönliches Fahrzeug bzw Gerät?
• Verfolge ich den Mitarbeiter innerhalb oder außerhalb des Firmengeländes?
• Überwache ich den Mitarbeiter während der Arbeitszeit oder außerhalb der Arbeitszeit?

Ungeachtet der gesetzlichen Vorschriften oder der Methode des Trackings, ist es immer ratsam, die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen. Ihr Team sollte sich der Überwachumg im Klaren sein. Dies gilt nicht nur für Standorte, sondern auch für Dateien, Webhistorie, Nachforschungen und E-Mails. Selbst wenn das Gesetz es nicht erfordert, sollten Sie die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter erfragen, um Vertrauen aufzubauen. Arbeitgeber dürfen den Standort jedes firmeneigenen Fahrzeugs verfolgen, das von Mitarbeitern verwendet wird. Auch firmeneigene Handys oder Laptops darf man ohne Zustimmung der Mitarbeiter überwachen, da diese dem Unternehmen gehören. Es ist jedoch trotzdem ratsam, Zustimmung zu erhalten.

Zustimmung bedeutet nicht zwangsläufig, ein Dokument zu unterzeichnen. Wenn Sie zum Beispiel Überwachungskameras an mehreren Stellen des Geschäftsgeländes platziert haben, können Sie einfach ein paar Schilder aufhängen, die das Personal über die Überwachung informieren. Darüber hinaus sollten die Kameras sichtbar und nicht versteckt sein.

Die Überwachung der persönlichen Geräte der Mitarbeiter ist kein klar abgrenzbares Problem. Der Arbeitgeber sollte daher folgende Fragen abwägen:

Wird das Gerät für die Arbeit verwendet?

Wird das Gerät während der Arbeitszeit verwendet?

Wird das Gerät in Arbeitsräumen verwendet?

Wenn Ihre Antwort auf die erste Frage „nein“ ist, dann sollten Sie die Platzierung eines GPS-Trackers überdenken. Sollte Ihr Unternehmen die Nutzung privater Geräte in der Arbeit erlauben, sollten Sie eine entsprechende „Bring Your Own Device“ (BYOD) Firmenrichtlinie erstellen. Wenn das Gerät Zugriff auf den Server, das Netzwerk, Daten und Dokumente des Unternehmens haben soll, müssen Sie möglicherweise ein System entwickeln, das IT-Mitarbeiter diesen Zugriff ermöglicht.

Eine weitere Möglichkeit, den Standort der Mitarbeiter zu verfolgen, ist die Verwendung einer mobilen App. So können zum Beispiel Baufirmen den Standort der Mitarbeiter überwachen, um sicherzustellen, dass die Teammigtlieder zur gewünschten Zeit vor Ort sind. Hierfür kann man zum Beispiel Geofencing (eine Zeituhr Anwendung) verwenden. Der Timer kann automatisch gestartet oder gestoppt werden, wenn ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz ankommt oder eine Erinnerung zum Starten oder Stoppen ausgeben.

Fünf Gründe, warum Sie als Arbeitgeber GPS-Tracker Software benötigen

Die Verfolgung des Standortes und der Aktivitäten der Mitarbeiter über GPS hat viele Vorteile. Hier sind einige davon:

1. Steigerung der Produktivität durch optimierte Reiseabwicklung
2. Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften um sicherzugehen, dass alle Mitarbeiter die Verkehrsregeln befolgen
3. Überwachung der Überstunden und Einhaltung der Arbeitsgesetze
4. Verifizierung der Zeitaufzeichnungen (Anfangs- und Schlusszeit)
5. Interne Untersuchungen, im Fall von Fehlverhalten

Einige Mitarbeiter könnten Bedenken bezüglich der Überwachung äußern. Sie müssen jedoch auch verstehen, dass die Arbeitgeber ihr bestes geben, das Unternehmen effizient und nachhaltig zu leiten. Der Einsatz einer GPS-Tracker Software hilft dabei, die Produktivität zu erhöhen, den Kilometerstand zu überwachen, Ansprüche auf Überstunden zu unterstützen und einen guten Kundenservice zu bieten.

Rechtliche Aspekte, über welche Mitarbeiter bescheid wissen sollten

Für Arbeitgeber, die sich für eine GPS-Tracker Software entschieden haben, um die Produktivität des Unternehmens zu steigern, ist es wichtig, offen mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und auf deren Anliegen einzugehen. So können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen GPS-Tracker ethisch vertretbar nutzt.

Einige Fragen, die aufkommen könnten sind:

• Wie nehmen Ihre Mitarbeiter ihre Datenschutzrechte wahr?
• Wer ist der rechtliche Eigentümer des zu verfolgenden Geräts?
• Wird das Gerät nur während der Arbeitszeit benutzt oder kann es auch außerhalb der Arbeitszeit verwendet werden?
• Wie bewusst sind sich Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Entscheidung des Unternehmens bezüglich Datenschutz, Tracking, Überwachung, etc.?

Generell erwarten Mitarbeiter einen gewissen Grad an Überwachung durch ihren Arbeitgeber, insbesondere bei der Verwendung firmeneigener Geräte. Niemand erwartet jedoch eine Überwachung bei der Verwendung des persönlichen Geräts. Dies kann sich wie eine Verletzung der Privatsphäre anfühlen. Die meisten Rechtsstreite in Bezug auf GPS-Tracking fangen mit diesem Gefühl an. Daher ist es wichtig für sowohl Arbeitgeber, als auch Arbeitnehmer zu wissen, wo das Gesetz in dieser Frage steht.

In Deutschland beispielsweise gibt es keinerlei Gesetze, die die Überwachung der Mitarbeiter regeln. Dieser Prozess kann jedoch durch andere Regelungen wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), eine Vielzahl weiterer Verordnungen zum Schutz personenbezogener Daten auf Bundes- oder Länderebene sowie das Telemediengesetz oder das Telekommunikationsgesetz geregelt werden.

Diese Regelungen stehen im Einklang mit:

• Arbeitgeberstatus (privat, öffentlich, föderal oder nicht föderal Unternehmer)
• Firmenpolitik des Arbeitgebers hinsichtlich der Nutzung von Kommunikationssystemen (unabhängig davon, ob er den Arbeitnehmern den Zugang zu diesen Systemen zum persönlichen Gebrauch gewährt oder verweigert)

Ein Beispiel hierfür ist die Einführung eines Leitfadens zur Nachverfolgung und Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel in einem Unternehmen, das von der Bundes- und Landesbehörde für den Datenschutz im Jahr 2016 vertreten ist. Dieser Leitfaden besagt, dass:

• die Arbeitnehmer berechtigt sind, die Kommunikationssysteme des Arbeitgebers für persönliche Zwecke zu nutzen,
• die Arbeitgeber die Nutzung durch die Arbeitnehmer tracken dürfen und
• die Arbeitgeber Zugang zu den Kommunikationsmitteln der Arbeitnehmer erhalten können.

Gemäß der DSGVO haben alle Personen, die einer Überwachung durch den Arbeitgeber unterliegen, das Recht:

• über die Überwachung informiert zu werden,
• unter bestimmten Bedingungen Einspruch gegen die Überwachung einzulegen,
• Die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten unter bestimmten Bedingungen zu beschränken und
• Kostenlosen Zugang zu den vom Arbeitgeber erfassten Daten zu erhalten mit der Möglichkeit, diese einzuschränken oder zu löschen.

Fallbeispiel Lüneburg

Vor dem Verwaltungsgericht Lüneburg wurde eine Klage eingereicht, in der die Klägerin, die ein Gebäudereinigungsunternehmen betreibt, GPS-Tracking Systeme auf Firmenfahrzeugen installiert hatte, die von ihren Hausverwaltern, Reinigungspersonal und Hausmeistern geschäftlich und privat genutzt werden. Die Nummernschilder der Fahrzeuge wurden erfasst und konnten zur Identifikation der jeweiligen Nutzer verwendet werden. Diese Standortverfolgungssysteme zeichneten die gesamte Bewegung der Mitarbeiter auf, einschließlich des Zündungsstatus. Darüber hinaus konnten die Mitarbeiter das System nicht abschalten, was bedeutet, dass die Arbeitgeberin genaue Informationen über alle Bewegungen der Mitarbeiter erhielt.

Das Gericht entschied, dass die kontinuierliche Aufzeichnung der Positionsdaten der Mitarbeiter, auch außerhalb der Dienstzeiten, nicht mit dem geltenden Datenschutzrecht im Einklang steht. Im vorliegenden Fall war eine solch umfassende Verarbeitung der Tracking-Daten aufgrund der nach §26 (1) BDSG erteilten Erlaubnis nicht gerechtfertigt, weil die Datenverarbeitung für das Arbeitsverhältnis nicht erforderlich war. Das Führen eines Fahrtenbuchs reicht in solchen Fällen aus. Das Verwaltungsgericht Lüneburg argumentierte, dass es für das Unternehmen nicht erforderlich sei, die tolerierte private Nutzung der Fahrzeuge zu überwachen, und dass daher ein Eingriff in das Selbstbestimmungsrecht der betroffenen Person nicht Vorrang vor einem berechtigten geschäftlichen Interesse habe.

Wie Sie GPS-Tracker ethisch vertretbar nutzen können

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu berechtigt, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit auch dort sind, wo sie sein sollen. Allerdings müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie in einigen Arten des Mitarbeiter-Monitoring bestimmte gesetzliche Bestimmungen beachten müssen. Rechtlich im Rahmen zu sein, ist eine Grundvoraussetzung, aber ethisch vertretbar zu handeln verdient Ihnen das Vertrauen und die Maximale Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter. Wenn ein Unternehmer beabsichtigt, GPS-Tracker-Software zu verwenden, um die Produktion zu maximieren, eine effektive Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, die Einhaltung der Verkehrsregeln sicherzustellen oder gemeldete Fehlverhalten zu untersuchen, sollte er einige ethische Grundsätze berücksichtigen.

Wichtige ethische Richtlinien:

• Machen Sie sich mit allen Gesetzen vertraut, die Datenschutz und GPS-Tracking auf Geräten oder in Fahrzeugen in ihrem Land, regeln.
• Verfolgen Sie nur firmeneigene Fahrzeuge bzw Geräte, da dies überall zulässig ist. Dennoch sollten Sie Ihre Mitarbeiter auch in diesem Fall darüber informieren, dass Sie sie durch GPS-Tracker Software überwachen. Die Überwachung von Privatfahrzeugen während der Arbeitszeit bleibt eine rechtliche Grauzone.
• Überwachen Sie Ihre Mitarbeiter nur dann, wenn für Sie ein unternehmerischer Bedarf dazu besteht. Die Überwachung von Mitarbeitern durch GPS birgt Risiken. Oft haben Mitarbeiter das Gefühl, in Ihrer Privatsphäre verletzt zu werden und beginnen einen Rechtsstreit. Ziehen Sie GPS-Tracking daher nur in Betracht, wenn das Risiko durch einen Geschäftsbedarf ausgeglichen wird.
• Stellen Sie sicher, dass Sie über ein schriftliches Dokument verfügen, in dem Sie die GPS-Ortung ordnungsgemäß erklären. Das Dokument sollte die geschäftlichen Gründe für die Verwendung der Ortungsgeräte darlegen, wann und wie die Mitarbeiter mit einer Überwachung rechnen sollten und wie Sie als Arbeitgeber die erhobenen Daten verwenden und schützen. Darüber hinaus sollten alle Strafen enthalten sein, die Sie im Falle einer Manipulation eines Ortungsgräts verhängen können. Achten Sie darauf, alle Details offen zu kommunizieren und lassen Sie Ihre Mitarbeiter, wenn möglich eine Vereinbarung unterzeichnen.
• Seien Sie rücksichtsvoll und fair. Sie sollten die Fahrzeuge und Geräte Ihrer Mitarbeiter nur während der Arbeitszeit verfolgen und dies auch nur, wenn es einen unternehmerischen Bedarf dafür gibt, der auch in der GPS-Tracking-Richtlinie festgehalten ist. Stellen Sie sicher, dass Sie alle GPS-bezogenen Daten sicher speichern.

Unser Fazit

Es gibt zwar eine ganze Reihe legitimer Gründe, warum ein Arbeitgeber GPS-Tracker Software zur Überwachung der Mitarbeiter einsetzen will, doch es ist wichtig, sicherzustellen, dass die GPS-Überwachungsaktivitäten nicht gegen geltende Gesetze verstoßen oder das Vertrauen der Mitarbeiter erschüttern. Arbeitgeber stellen häufig fest, dass sich die Mühe lohnt, GPS-Tracking verantwortungsvoll und mit offenen Kommunikationswegen zwischen Arbeitgebern und Angestellten durchzuführen und am Ende sogar eine Einsparung von Zeit, Energie und Ressourcen möglich ist. Zögern Sie also nicht länger und schaffen Sie eine GPS-Tracker Software an, die Ihnen dabei hilft, Ihr Unternehmen effizienter zu führen.