Die Wichtigkeit der Fahrtenbuch Vorlage oder der Fahrtenbuch App für Unternehmensfahrten
Fahrtenbuch Vorlage oder Fahrtenbuch App
Haben Sie schon einmal privat oder in der Firma eine Fahrtenbuch App verwendet oder eine Fahrtenbuch Vorlage ausfüllen müssen?
Sobald Sie ein Firmenfahrzeug besitzen oder damit fahren, müssen Sie jede Fahrt entweder als dienstlich oder privat kennzeichnen.
Sie können dienstliche Fahrten dann anrechnen lassen. Private Fahrten hingegen müssen separat angeführt werden.
Dies stellt eine Herausforderung für Geschäftsinhaber dar, weil man im Fahrtenbuch dienstliche von den privaten Fahrten unterscheiden bzw. trennen muss.
Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist ein Dokument, welches alle Details über die Fahrt aufzeichnet. Sie können es im Fahrtenbuch Excel Format, als eine Fahrtenbuch App oder als Fahrtenbuch Vorlage erhalten.
Warum brauchen Sie ein Fahrtenbuch?
Für die rechtskonforme Nutzung des Firmenfahrzeugs ist es notwendig, ein Fahrtenbuch zu führen. In einem Fahrtenbuch für Finanzamt (BMF) werden aus steuerlichen Gründen sowohl betriebliche als auch private Fahrten festgehalten. Dies dient dann als Nachweis zur Ermittlung der Fahrtkosten.
Die Erfassung und Dokumentation von Privat- und Unternehmensfahrten ist mit einem Fahrtenbuch denkbar einfach. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass Sie eine Fahrtenbuch Vorlage verwenden bzw. eine Vorlage, welche vom Finanzamt (BMF) als Fahrtenbuch anerkannt wird.
Als Geschäftsinhaber, müssen Sie Ihre Kosten mit größter Wichtigkeit im Auge haben. Denn die Kosten eines Firmenfahrzeugs können bei unkontrolliertem Betrieb sehr schnell steigen.
Das gute dran ist, dass Sie die Kosten steuerlich geltend machen lassen können.
Das kann auf zwei Arten erfolgen:
- Erstens, mit einem Fahrtenbuch, da Sie die dienstlichen Fahrten erfassen und beweisen können.
- Zweitens, können Sie die 1% -Regelung befolgen und Ihre Firmenwagenkosten auf 1% des Bruttolistenpreises festlegen.
Wenn Sie sich in der Sache aber nicht sicher sind, so ist es auf jeden Fall besser, diesbezüglich Ihren Steuerberater zu kontaktieren.
In einem Unternehmen mit Firmenfahrzeugen, welche viel unterwegs sind, wird sich ein Fahrtenbuch zur Dokumentationszwecken als sehr nützlich erweisen.
Wenn Sie mehr als ein Firmenfahrzeug besitzen, so müssen Sie das Fahrtenbuch für jedes Fahrzeug einzeln führen.
Notwendige Informationen in einer Fahrtenbuch Vorlage
Bevor Sie eine Fahrtenbuch Vorlage ausfüllen, oder die Daten mit einer Fahrtenbuch App erfassen, benötigen Sie folgende Informationen:
- Datum für jede Fahrt
- Abfahrts- und Ankunftsadresse
- Grund der Fahrt
- Kilometerstand (vor und nach der Fahrt)
- Kennzeichen, Name des Arbeitnehmers
Empfohlene Vorgangsweise für das Führen einer gültigen Fahrtenbuchvorlage
Es gibt Regeln und Vorschriften, die Sie einhalten müssen, wenn Sie ein gültiges Fahrtenbuch haben möchten, das vom Finanzamt anerkannt wird. Hier finden Sie einige Tipps, die Sie befolgen sollten, um dies zu erreichen: Wie soll eine Fahrtenbuchvorlage ausschauen?
Folgendes ist zu beachten:
- Jedes verwendete Fahrzeug sollte ein eigenes Fahrtenbuch haben. Sie können nicht dasselbe Fahrtenbuch für verschiedene Fahrzeuge verwenden, selbst wenn Sie alle besitzen.
- Das physische Fahrtenbuch muss so gebunden sein, dass das Entfernen von Seiten erkennbar schwierig ist.
- Es sollte eine sofortige bzw. regelmäßige Aufzeichnung geführt werden und das Fahrtenbuch sollte keine Änderungen aufweisen.
- Vermeiden Sie es, die Fahrtenbuch Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt auszufüllen, da dies die Aufzeichnung ungültig machen kann.
- Verwenden Sie für geschäftliche und private Fahrten separate Fahrtenbücher.
- Die Aufzeichnung der Fahrten im Fahrtenbuch sollte mit jeder Fahrt für das jeweilige Fahrzeug fortlaufend aufgezeichnet werden. So stellen Sie das ordentliche Erfassen aller erforderlichen Informationen sicher.
- Die aufgezeichneten Informationen müssen wahr und überprüfbar sein, um dem Fahrtenbuch die Glaubwürdigkeit zu verleihen.
- Stellen Sie sicher, dass die Einträge im Fahrtenbuch gut lesbar sind.
- Vermeiden Sie es, die Kilometerwerte auf- oder abzurunden. Geben Sie diese genauso ein, wie sie angezeigt werden.
- Jede Art von Umweg innerhalb einer Reise, wie z. B. Zwischenstopps während der Reise, muss ebenfalls dokumentiert werden.
Wartungskosten für Firmenwagen sind zu dokumentieren
Die Wartung Ihres Firmenwagens kann bei regelmäßiger Nutzung zu einer großen Summe führen. Die Unterhaltskosten sind jedoch steuerlich absetzbar. Um die tatsächlichen Kosten zu erhalten, müssen Sie die Kosten pro Kilometer ermitteln. Dividieren Sie dazu die für den Firmenwagen angefallenen Gesamtkosten der letzten 12 Monate durch die zurückgelegte Gesamtstrecke in Kilometern.
Zu den Kosten für die Wartung gehören:
- KFZ-Steuer
- Betanken
- Allgemeine Reparaturen oder Inspektionen
- Öl und andere Schmiermittel
- Verwendete Ersatzteile
- KFZ-Versicherung
- Garagenmietgebühr
- Zinsen für einen Autokredit
- Wertminderung
Es sind daher alle Kosten zu erfassen, die für die Wartung des für Geschäftsreisen verwendeten Fahrzeugs anfallen. Mit Ihrem Fahrtenbuch die Wartungskosten einfach erfassen und haben Sie bei der Beantragung der Steuerbefreiung gleich zur Hand. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Belege für jede gespeicherte Ausgabe haben, um alle Aufzeichnungen korrekt zu halten. Dies dient als Beweis für die Sicherung Ihrer Ausgaben.
Verschiedene Arten von Fahrtenbüchern und Fahrtenbuch Vorlagen
Sie können ein physisches oder digitales Fahrtenbuch (auch mit Fahrtenbuch App) zur Dokumentation von Fahrten verwenden. Der Vorteil eines digitalen Fahrtenbuchs, insbesondere wenn es online ist, besteht darin, dass Sie es problemlos von jedem Ort aus ausfüllen können und jedes autorisierte Mitglied es auch anschauen kann. Wenn Sie sich jedoch an einem Ort mit eingeschränktem Internetzugang befinden, ist es möglicherweise nicht möglich, dort auf die Daten zuzugreifen.
Ein physisches Fahrtenbuch hingegen kann für einen einfachen Zugriff im Fahrzeug aufbewahrt werden, und Sie können jede Fahrt erfassen, sobald sie abgeschlossen ist.
Wenn Sie ein herunterladbares Fahrtenbuch im Excel-Format verwenden, drucken Sie es am besten aus, bevor Sie es ausfüllen. Die Finanzämter erkennen möglicherweise, das auf Ihrem PC aufbewahrte und ausgefüllte Excel-Fahrtenbuch nicht an. Dies liegt daran, dass der Datensatz leicht geändert oder manipuliert werden kann. Die heruntergeladenen Blätter müssen zusätzlich in gebundener Form vorliegen. Die Aufbewahrung loser Blätter ist nicht zulässig.
Bevor Sie eine Fahrtenbuch Vorlage zur Verwendung herunterladen, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die begleitenden Anweisungen lesen. Wir stellen Ihnen direkt eine Fahrtenbuch Vorlage von der Wirtschaftskammer Österreich zur Verfügung.
Wenn Sie sich für eine Fahrtenbuch App oder ein anderes digitales Formular entscheiden, stellen Sie sicher, dass sie Änderungen erfasst, bzw. Finanzamt konform sind.
Unabhängig davon, welche Option Sie gewählt haben, ist es am wichtigsten sicherzustellen, dass die erforderlichen Informationen, welche Sie für die Geltendmachung benötigen, erfasst und sichergestellt sind.
Bezüglich länderbezogener Änderungen und Anforderungen müssen Sie sich die Informationen vom jeweiligen Land holen.
Diese Informationen dienen rein informativ und stammen aus eigener Recherche. Wir können für die Änderungen bzw. Ergänzungen durch den Gesetzgeber des jeweiligen Landes nicht haftbar gemacht werden.
