elektronisches Fahrtenbuch
Fahrtenbuch und Fuhrparkverwaltung
Das gesetzlich anerkannte Fahrtenbuch für die Unternehmen erfordert im Flottenmanagementbereich große Aufmerksamkeit. Ein manuell geführtes Fahrtenbuch muss vollständig ausgefüllt und rechtzeitig abgegeben werden.
GPS-Tracker und elektronisches Fahrtenbuch bieten eine gesetzlich anerkannte Lösung, welche noch dazu manipulationssicher und einfach anzuwenden ist.
Nachstehende Informationen werden digital erfasst:
- Abfahrtszeit von der Firma/Zuhause
- Reiseplan/Routenvorgabe und Dauer
- Fahrabsicht/Zweck der Fahrt
- Kilometerstand von A nach B
- Ob die Reise privat oder geschäftlich ist
Es gibt jedoch nach wie vor einige Unternehmen, die das Fahrtenbuch manuell führen. Wichtig ist allerdings, dass auch bei manueller Führung die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden. Ansonsten kann das Fahrtenbuch in Österreich als nicht anerkannt gelten.
Mit unserem GPS-Tracker ermöglichen wir deshalb eine Onlineanwendung bzw. das elektronische Fahrtenbuch. Dieses erfüllt die gesetzlichen Voraussetzungen und dient Ihnen als Kontrollsystem.
Lassen Sie also Ihre Aufzeichnungen in Zukunft vollautomatisch von unseren Ortungsgeräten schreiben. Die GPS-Tracker Software erfasst alle Daten digital, welche zeitnah, lückenlos und manipulationssicher im Online Portal abrufbar sind. Ihre Fahrer müssen folglich keine manuellen Fahrtenbücher mehr führen – dies geschieht ab jetzt an automatisch, einfach und unkompliziert.
Gratis Download der Fahrtenbuch Vorlage
Vorteile einer Digitalisierung
Führen Sie das gesetzlich vorgeschriebene Fahrtenbuch in Ihrem Unternehmen aktuell manuell? Wir wissen, dass dieses System sehr unsicher ist, denn Mitarbeiter können dies verändern bzw. manipulieren. Sie können diese Situationen vermeiden, indem Sie sich für die digitale GPS-Ortung und das elektronische Fahrtenbuch, und somit für eine sichere und genaue Aufzeichnung entscheiden.
Das Fleet Management für Unternehmen ist heutzutage ein sehr aufwendiger Prozess. Um trotzdem ein genaues und effizientes Management zu gewährleisten, ist es wichtig, die Möglichkeiten der Technologie unbedingt zu nutzen. Dieses elektronische System zur Steuerprüfung von Unternehmen verhindert, dass Sie durch die Bereitstellung unvollständiger Informationen gegen eine Gesetzeslage verstoßen. Die digitale Erfassung von Stoppzeit, Abfahrtszeit und Kilometerstand dient Ihnen u.a. zum Nachweis, wer, wann und aufgrund welches Fahrverhaltens wie viel Kraftstoff verbraucht hat.
Das vollautomatische Fahrtenbuch
Aufgrund der permanenten Datenübertragung, werden alle Daten jeden Tag korrekt und pünktlich aufgezeichnet. Verlorene und vergessene Fahrten sind daher Geschichte!
Die Verwendung einer elektronische Fahrtenbuchlösung beeinflusst zusätzlich die Verhaltens-Psychologie des Personals bei der Arbeit. Für einen effizienten Workflow ist auch die psychische Produktivität der Mitarbeiter sehr wichtig. Die GPS-Ortung und die Verfolgung durch die Disposition im Unternehmen, kann dem Fahrer ein persönliches Follow-up-Gefühl geben. In diesem Sinne schafft das elektronische Fahrtenbuch eine komfortable und produktive Arbeitsatmosphäre, da der Fahrer die technologische Aufzeichnung nicht einmal wahrnehmen wird. Darüber hinaus wird auch durch entsprechende technische Maßnahmen die persönliche Menschenwürde des Mitarbeiters respektiert.
Eine neue Art des Fahrtenbuches(Opens in a new browser tab)
Alle Daten immer schnell zur Hand
Ihr elektronisches Fahrtenbuch steht Ihnen automatisch per E-Mail im Excel-, CSV- oder PDF-Format zur Verfügung und Sie erhalten einen schnellen Zugriff auf die Daten.
Sie können von überall (PC, Laptop, Tablett, Handy-App) auf das System zugreifen, wenn Sie schnellen Service im Flottenmanagementbereich wünschen. Ob Klein- oder Großunternehmen: Schaffen Sie mehr Effizienz in Ihrem Fuhrpark, nutzen Sie die technologische Anwendung und haben Sie somit stets eine Live-GPS-Übersicht über die Aktivitäten Ihrer Flotte.
Mit GPS-Ortungssystemen der Firma Easytrack haben Sie nicht nur eine professionelle Lösung zur Fahrtenbuchführung. Sie haben zusätzlich auch ein professionelles, verantwortliches und gesetzlich anerkanntes smartes GPS-Flottenmanagementsystem im Einsatz!
Ein manuelles erfassen des Fahrtenbuches im MS-Excel-Format ist laut Finanzamt nicht ordnungsgemäß, weil keine Manipulationssicherheit besteht und die Daten nachträglich verändert werden können.
Lassen Sie deswegen Ihre Aufzeichnungen in Zukunft vollautomatisch von unseren Telematik Systemen schreiben, einfach und unkompliziert! Wir bieten Ihnen branchenbasierte, maßgeschneiderte GPS-Tracker-Lösungen.
Das intelligente elektronische Fahrtenbuch
Verwendung des Digitalen Fahrtenbuches
Verwendung des digitalen Fahrtenbuches
Das elektronische bzw. digitale Fahrtenbuch kann für folgendes verwendet werden:
Aufzeichnung und Verwaltung von Instruktionen und Ereignissen:
Das elektronische Fahrtenbuch eignet sich perfekt für die Aufzeichnung und Verwaltung von Ereignissen sowie für die Erteilung von Anweisungen. Denn da die Tastatur nur minimal verwendet werden muss, ergibt sich in Folge ein vereinfachter Dateneingabeprozess.
Die Vorteile von einem elektronischen Fahrtenbuch(Opens in a new browser tab)
Erstellen von Audit-Trails:
Dieses elektrische Fahrtenbuch bietet Audit-Trails für jede Gelegenheit.
Verfolgen des Fortschritts:
Sie können den Fortschritt von “offenen” Ereignissen überwachen und verfolgen.
Integration mit PIMS:
Das elektronische Fahrtenbuch kann ins Anlageninformationssystem integriert werden, um z.B. Kraftstoff bzw. Tankinhalt sowie andere manuell erfasste Prozessdaten bereitzustellen.
Wichtige Ereignisse bzw. Aktionen melden:
Das Fahrtenbuch gibt regelmäßig Alarmmeldungen per SMS, E-Mail oder Pager.
Integration in LIMS:
Das elektrische Fahrtenbuch ermöglicht z.B. die Integration mit Laborinformationsmanagementsystemen, um zu testende Anforderungsproben zu erhalten oder Musteranfragen und Ergebnisse zu erhalten.
Verwaltung der Wartung:
Das digitale Fahrtenbuch initiiert Wartungsanfragen durch Integration in computerbasierte Wartungsmanagementsysteme.
Beschleunigen Sie die ‘Shift-Übergabe’:
Das elektrische Fahrtenbuch sorgt auch für Transparenz und fördert den Informationsaustausch über alle wesentlichen operativen Tätigkeiten. Dazu gehören beispielsweise Wartung, Produktion, Planung, Qualität, etc…
Vorteile des elektronischen Fahrtenbuches
Informationen, die in Ihrer Fahrtenbuch erfasst werden sollen
Wenn Sie ein elektronisches Fahrtenbuch erstellen, muss es bestimmte Informationen erfassen. Sie können zum Beispiel im Microsoft Excel ein elektronisches Fahrtenbuch erstellen, um die Details des Trackers zu erfassen oder von unserer Fahrtenbuch Vorlage eine Kopie herunterladen.
Folgende Informationen müssen ins Fahrtenbuch aufgenommen werden:
- Offizielles Kennzeichen
- Kilometerstand und Endkilometer am Ende der Fahrt
- Treiber
- Startdatum
- Datum
- Name
- Anfangskilometer
- Endkilometer
- Gefahrene Kilometer
- Schnitt
- Privatfahrt
- Zweck der Reise
- Route
Mit der Easytrack GPS-Lösung können Sie permanent die Fahrzeugbewegungen überwachen und über alle Details zu Ihren Fahrzeugen auf dem Laufenden bleiben.
Weitere Vorteile des elektronischen Fahrtenbuches
Verwaltung
Unser elektrisches Fahrtenbuch kann sowohl dem Arbeitgeber als auch den Mitarbeitern viel Zeit sparen. Das Fahrtenbuch für Österreich wird automatisch generiert und erleichtert es Arbeitgebern, zwischen geschäftlichen bzw. privaten Fahrten und dem daraus resultierenden Anspruch auf eventuelle Zuschüsse zu unterscheiden. Die Mitarbeiter können dadurch auch sicher sein, dass ihre privaten Fahrten vor unbefugter Kontrolle sicher sind.
Der #1 Vorteil besteht darin, dass Dokumente nicht mehr gescannt werden müssen, da jedes Dokument nun in elektronischer Form vorhanden ist. Hierdurch wird die Archivierung klarer und einfacher.
Transparenz
Alle Aufzeichnungen sind dank des elektrischen Fahrtenbuches glasklar und transparent. Da die Informationen, die wir aus unserer GPS-Einheit generieren einfach sind, kann man Streitigkeiten über den primären Zweck der Fahrt und die Arbeit des Fahrers oder einen anderen Fehler betreffend Arbeitsstruktur vermeiden.
Effizienz
Unser System ermöglicht es Benutzern außerdem, die Kosten der Flotte zu senken. Der wesentliche Vorteil ist die einfache Überwachung der technischen Bedingungen der Fahrzeuge, des Kraftstoffverbrauchs sowie der Gesamtkosten der ganzen Flotte. Das System verfolgt auch allgemeine Serviceintervalle, um unnötige Ausfallkosten durch Nichteinhaltung zu vermeiden. Solange sich die Nutzer an die Fahrtenbuch-Bestimmungen halten, sind die Informationen sicher. Diese Effizienz macht das gedruckte Fahrtenbuch konform mit der Fahrtbuch-BMF-Anforderung.
Sicherheit
Die Verkehrssicherheit spielte schon immer eine äußerst wichtige Rolle. Unser GPS-Trackingsystem erfasst im Fahrtenbuch die Geschwindigkeit und die Wegstrecke bzw. die gefahrenen Kilometer. Daher müssen sich die Mitarbeiter an die Verkehrsregeln halten, um das Verletzungsrisiko für sich und andere zu minimieren.
Geschwindigkeit
Mit dem elektronischen Fahrtenbuch wird das Verwalten der Daten über die Fahrer einfacher und kann über die Fahrtenbuch-App auf Ihrem Smartphone bzw. im Internet problemlos abgerufen werden. Der Zugriff auf das System kann auch so eingestellt werden, dass die Mitarbeiter nur eingeschränkt sichtbar sind.
Das elektronische Fahrtenbuch ermöglicht es dem Anwender darüber hinaus, schnell Tankinformationen zu importieren. Dies dauert nur wenige Sekunden und spart damit vor allem bei der Kostenrechnung viel Zeit.
Inhalt eines guten elektronischen Fahrtenbuches
Wenn Sie ein Firmenfahrzeug sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke nutzen, kann ein elektronisches Fahrtenbuch die Alternative für Sie sein, die berufliche Reise als Werbekosten für Steuerzwecke anzugeben. Das Fahrtenbuch wird daher zur Trennung von beruflichen und privaten Reisen verwendet.img
Das elektronische Fahrtenbuch muss folgende Daten oder Informationen enthalten:
- Datum und Kilometerstand am Anfang sowie am Ende jeder einzelnen Berufs-/Betriebsfahrt
- Reisezweck sowie besuchte Geschäftspartner
- Urlaubsziel
- Umwege
- Angabe über den Zweck der Fahrt
Funktionen eines guten Fahrtenbuches
Damit Ihr elektronisches Fahrtenbuch effizient ist, sollte es bestimmte Funktionen aufweisen, die nicht beeinträchtigt werden können. Dazu gehören beispielsweise:
- Automatische Protokollierung
- Geokodierung
- Statistisches Tracking
- Aktivitäts- und Manöververfolgung
- Kommunikation
- Übertragungsoptionen
- Astrophysik
- NMEA
- Extras
Mit der Easytrack GPS-Lösung können Sie die Fahrzeugbewegungen wirklich überwachen und über alle Details zu Ihren Fahrzeugen auf dem Laufenden bleiben.